X.KEY News http://www.xkey.at/ X.KEY News de X.KEY News http://www.xkey.at/EXT:tt_news/ext_icon.gif http://www.xkey.at/ X.KEY News TYPO3 - get.content.right http://blogs.law.harvard.edu/tech/rss Mon, 06 Sep 2010 13:14:00 +0200 Hilfe ich habe eine elektronische Rechnung erhalten! http://www.xkey.at/homexkey/news/article/hilfe-ich-habe-eine-elektronische-rechnung-erhalten.html Natürlich bestehen die rechtlichen Rahmenbedingungen schon seit geraumer Zeit, jedoch setzen sich... Natürlich bestehen die rechtlichen Rahmenbedingungen schon seit geraumer Zeit, jedoch setzen sich elektronische Rechnungen seit Kurzem doch immer mehr durch. Einige Dinge sollten Sie als Unternehmer dennoch beachten um Ihren Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Was ist wichtig beim Empfang elektronischer Rechnungen?

Zuerst müssen Sie die digitale Signatur auf ihre Gültigkeit überprüfen. Nur eine gültige digitale Signatur - neben den weiteren gesetzlichen Rechnungsmerkmalen - berechtigt zum Vorsteuerabzug.
Des Weiteren sind die übermittelten Rechnungen sieben Jahre lang elektronisch aufzubewahren (z.B. CD, DVD).  Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus. Der Rechnungsempfänger muss außerdem der Zusendung auf elektronischem Weg zustimmen, wobei auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten zu beachten sind. Die Zustimmung kann aber auch konkludent durch tatsächliches Praktizieren erfolgen.


Wie überprüft man die elektronische Signatur bei einer signierten PDF Datei?

Im Fall einer unsichtbaren Signatur auf den Reiter „Unterschriften“ oder „signatures“ klicken. Hier öffnet sich links neben dem Dokument ein Infofenster mit den Signaturdaten. Meist jedoch zeigt der Adobe Reader bereits oben die Leiste mit der Signaturprüfungsinformation bereits an. Wenn es sich um eine sichtbare Signatur handelt, so befindet sich auf dem Dokument ein Feld mit Signaturinformationen (Unterschriften). Durch Klicken auf dieses Feld erscheint ein Infofenster, das den Gültigkeitsstatus der Signatur angibt. Sollte Ihre Überprüfung keine gültige Signatur ergeben, empfehlen wir Ihnen den Rechnungsaussteller zu kontaktieren und eine Rechnung mit gültiger Signatur anzufordern.

 

Mehr zur PDF Signatur auf www.pdfsignatur.at

]]> Mon, 06 Sep 2010 13:14:00 +0200 iPaper - Kosten und Zeit sparen! http://www.xkey.at/homexkey/news/article/ipaper-kosten-und-zeit-sparen.html Elektronischer Ersatz von Formularen, Vorlagen und Briefpapier. Gestalten Sie Ihr Briefpapier vollkommen frei nach Ihrer CI mit Ihren Logos, Farben, Verläufen, Schriften und erzeugen Sie daraus ein PDF. Sie erstellen den Inhalt Ihres Dokuments, z.B. ein Angebot in MS Word und erzeugen gemeinsam mit dem Briefpapier ein Gesamtdokument.

Sie arbeiten wie gewohnt mit Ihren Anwendungen am PC, erstellen einen Brief, ein Angebot oder eine Kalkulation, und wählen “Drucken” mit dem neu hinzugefügten PDF Drucker und das gewünschte Layout, klicken “OK” und iPaper erzeugt automatisch ein Gesamt-PDF.

Beilagen wie technische Dokumentationen, die Kalkulationsbeispiele in Excel und die letzte Powerpoint sind ab jetzt in einem PDF zusammengefasst, genauso wie Ihre Produktdatenblätter und Kataloge.

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]]> support@ipaper.at Fri, 20 Aug 2010 07:05:00 +0200 4. internationale PDF/A-Konferenz in Rom http://www.xkey.at/homexkey/news/article/4-internationale-pdfa-konferenz-in-rom.html Am 30. September und 1. Oktober 2010 findet die vierte internationale  PDF/A-Konferenz in Rom... Am 30. September und 1. Oktober 2010 findet die vierte internationale  PDF/A-Konferenz in Rom statt. Das umfassende Programm behandelt alle Aspekte des ISO-Standards  für die Langzeitarchivierung und richtet sich sowohl an technisch orientierte Teilnehmer als auch an das  Management von Unternehmen.

Die Konferenz wird vom PDF/A Competence Center veranstaltet. Die Kompetenz der in dem Verband organisierten Hersteller  und Berater sorgt für ein fachlich fundiertes Vortragsprogramm mit interessanten Keynote-Sprechern und Branchen-Tracks.

Die begleitende Ausstellung bietet einen umfassenden Überblick zu Lösungen rund um PDF/A und am 29. September gibt es spezielle  Workshops zu Einzelthemen, die Sie dem downloadbaren Prospekt entnehmen können. Dieser enthält auch Detailinformationen und ist zugleich Anmeldeformular.

Weitere Informationen finden Sie hier.

]]> Tue, 03 Aug 2010 09:16:00 +0200 Tagung: Digitale Langzeitarchivierung http://www.xkey.at/homexkey/news/article/digitale-langzeitarchivierung-technologische-organisatorische-und-rechtliche-aspekte.html Wien, 16. September 2010 Die gesetzlichen Verpflichtungen für die Aufbewahrung von Daten...
  • E-Mail-Verkehr: 3 Jahre
  • Buchhaltungs- und Geschäftsdaten: 7 Jahre
  • Sicherheitsdatenblätter im Bauwesen: 10 Jahre
  • Ambulanzakten und Röntgendaten: 10 Jahre
  • Lohnunterlagen (Lohnkonten): 30 Jahre
  • Stationäre Krankengeschichten: 30+ Jahre

    • CIA: confidentiality, integrity, availability
    Darum geht es auch bei der Archivierung.Früher wurde in Papierform oder auf Mikrofiche archiviert. Vertraulichkeit, Unverfälschtheit und Verfügbarkeit sind hier mit vertretbarem Aufwand zu gewährleisten.

    Doch wie sieht es bei Daten aus, die heute in digitaler Form entstehen?
    Man könnte sie ausdrucken und wie bisher archivieren. In Einzelfällen wird man das sogar tun, doch in der Regel ist das weder sinnvoll noch machbar. Also muss man digital archivieren.

    Was muss man hier beachten?
    Die Vertraulichkeit kann man Dank elektronischer Verschlüsselung noch effektiver garantieren als bei Papierdaten.

    Bei der Unverfälschtheit und Verfügbarkeit sieht die Sache schon ganz anders aus:
    • Digitale Daten lassen sich im Normalfall leicht und nicht nachvollziehbar verändern.
    • Und durch die extrem kurzen Innovationszyklen im ITBereich sind Daten sowohl physisch (alte Hardware) alslogisch (alte Datenformate) schon oft nach wenigen Jahren nicht mehr lesbar. Oder können Sie heute noch eine DOS-WordPerfect-Datei von einer 5 1/4 Zoll Diskette oder einem QIC-Streamerband lesen und in einer Textverarbeitung öffnen?

    Was Sie bei der digitalen Archivierung beachten müssen und welche Hilfsmittel zur Verfügung stehen, um die Vertraulichkeit, Unverfälschtheit und Verfügbarkeit digitaler Daten zu gewährleisten, erfahren Sie in dieser hochkarätigen Veranstaltung.

    Im Namen der X.KEY GmbH referieren Dr. Wild (intarsys) und Hr. May (May Computer), beide Mitglieder im PDF/A Competence Center über folgendes Thema:
    PDF/A und elektronische Signatur – Digitale Langzeitsicherheit
    Die Kombination aus dem ISO-Dokumentenstandard für Langzeitarchivierung PDF/A-1 und elektronischen Signaturen bietet einzigartige Perspektiven für die rechtssichere und langzeitstabile Speicherung und Archivierung von elektronischen Dokumenten. Insbesondere die medienbruchfreie Gestaltung von Geschäftsprozessen spielt hier eine wichtige Rolle. Dies zeigt sich u. a. auch an der Nachfrage, die diese Standards und Technologien derzeit am Markt erfahren. Anhand von Praxisbeispielen wird versucht, die Vorteile und Möglichkeiten dieser Kombination zu verdeutlichen.

     

    Programm und Anmeldung bei ADV

     

    Tagungsort Hotel Modul
    Peter-Jordan-Straße 78, 1190 Wien
    Tel.: +43-1/47 660-0, Web: www.hotelmodul.at
    Wien, 16. September 2010
    Zeit 9.00 – 17.15 Uhr
    Registrierung und Empfangskaffee ab 8.30 Uhr
    Teilnehmerbeitrag:
    € 350,-für ADV-Mitglieder
    € 490,-für andere Teilnehmer
    alle Preise zuzüglich 10% MWSt

    ]]>     Mon, 02 Aug 2010 08:34:00 +0200     AutoPrint – eDocPrintPro Plugin – neue Version verfügbar http://www.xkey.at/homexkey/news/article/autoprint-edocprintpro-plugin-neue-version-verfuegbar.html Die neue Version verfügt jetzt auch über ein deutsches Userinterface sowie eine automatische... Die neue Version verfügt jetzt auch über ein deutsches Userinterface sowie eine automatische Sprachumschaltung je nach der im Betriebsystem eingestellten Sprache zwischen Deutsch und Englisch.

    AutoPrint Einstellungen

    Weiters wurde das MSI Setup um Optionen erweitert die es ermöglichen die Installation auch ohne automatischer Registrierung durchzuführen. Diese Option ermöglicht eine Installationen ohne aktiver Internetverbindung. Die Software kann dann zu einem späteren Zeitpunkt manuell freigeschaltet werden.

     

    MSI Commandline Parameter – keine automatischer Aktivierung

    • eDocPluginAutoPrintSetup.msi ACTIVATE=0 REGISTER=1 SA=0

    Download – eDocPrintPro – AutoPrint Plugin >>>

     

    Info: http://www.pdfprinter.at/de/edocprintpro-plugins/pdf-autoprint.html

    ]]>     Wed, 14 Jul 2010 18:13:00 +0200     UPDATE: eDocPrintPro Version 3.15.5 verfügbar http://www.xkey.at/homexkey/news/article/update-edocprintpro-version-3155-verfuegbar.html Aktuelle GhostScript 8.71 GPL Version wird unterstützt – bei Updates ist zu beachten dass eine...
  • Aktuelle GhostScript 8.71 GPL Version wird unterstützt – bei Updates ist zu beachten dass eine bereits installierte GhostScript Version vorher deinstalliert werden sollte. GhostScript erscheint als eigener Eintrag unter den installierten Programmen (gs_x86 oder gs_x64).  Das aktuelle eDoc Setup lädt dann das aktuelle GhostScript Setup automatisch von unserem Server und installiert es. Dies kann jedoch auch vorher händisch erfolgen – siehe weiter unten.
    • Bei PDF/A wurde die Funktion – “Einfügen” und “Anhängen” an eine bestehende Datei deaktiviert und geblockt da es hier zu Fehlfunktionen mit 0-Byte Dateien gekommen ist. Zum Zusammenführen von PDF/A Einzeldateien zu einer PDF/A Gesamtdatei sollte das mitgelieferte Tool “EasyMerge” verwendet werden. Bei der Ausgabe von “normalen PDF Dateien” steht diese Funktion jedoch weiter zur Verfügung.
    • Mit Verwendung der GhostScript Version 8.71 ist jetzt auch wieder die Option vorhanden um alle Schriften einzubetten – dieses Feature war in der letzten Version auf Grund von Problemen der GhostScript Version 8.64  deaktiviert.
    • Mit der aktuellen eDoc Version 3.15.5 werden die PDF Dateien jedenfalls kleiner – wir nutzen jetzt eine Option um die eingebetteten Schriften zu komprimieren. Je nach Inhalt und verwendete Schrift werden die erzeugten PDF Dateien jetzt um ca. 30 bis 40% kleiner als vorher.
    • Fehlerbehebung beim nachgelagerten Aufruf des  PDF Readers, sowie Commandline Aufruf der erstellten PDF/A Dateien mit einer konfigurierten Anwendung.

    Mehr Information und aktuelle Downloads im PDF Blog!

    ]]>     Thu, 01 Jul 2010 14:07:00 +0200     Parallel mehrere Druckertreiber gewünscht? eDocPrintPro Utility! http://www.xkey.at/homexkey/news/article/parallel-mehrere-druckertreiber-gewuenscht-edocprintpro-utility.html eDocPrintPro verfügt auch über die Möglichkeit zusätzlich zum standardmäßig angelegten Drucker... eDocPrintPro verfügt auch über die Möglichkeit zusätzlich zum standardmäßig angelegten Drucker weitere Drucker unter anderen Namen hinzuzufügen. Damit können mehrere Druckertreiber parallel angesprochen werden.

    Mit Hilfe der “eDocPrintPro Utility” – lassen sich weitere Treiber mit unterschiedlichen Namen anlegen. Jeder Treiber verfügt dann über seine eigenen Einstellungen die unabhängig voneinander konfiguriert werden können. Damit muss je nach Anwendung einfach nur ein anderer Drucker ausgewählt werden um andere Einstellungen und Funktionen nutzen zu können.  So wird die Bedienung für den Anwender denkbar einfach.  Es kann z.B. ein eigener “Archiv” Treiber eingerichtet werden der über bestimmte nicht änderbare Voreinstellungen verfügt und alle Dokumente die darüber ausgedruckt werden landen automatisch im zentralen Dokumentenarchiv. Da der eDocPrintPro Druckertreiber auch über Plugins erweitert werden kann kann  jeder Treiber auch andere Plugins und Plugin Einstellungen verwenden.

    ]]>     Wed, 16 Jun 2010 07:11:00 +0200     Verflachen von Adobe LiveCycle PDF Formularen über eDocPrintPro Druckvorgang http://www.xkey.at/homexkey/news/article/verflachen-von-adobe-livecycle-pdf-formularen-ueber-edocprintpro-druckvorgang.html Normalerweise kann man ausgefüllte PDF Formulare direkt verflachen und die Feldinformation... Normalerweise kann man ausgefüllte PDF Formulare direkt verflachen und die Feldinformation “einbrennen”. Es gibt jedoch auch eine spezielle Art von PDF Formularen die über den Adobe LiveCycle Server erstellt wurden und die nicht wie normale PDF Formulare mit der herkömmlichen Datenstruktur aufgebaut sind. Diese spezielle Form der PDF Formulare kann nur mit dem Adobe Reader ausgefüllt, gespeichert und gedruckt werden. Alternative PDF Viewer von anderen Herstellern funktionieren nicht und können die Formulare und deren Inhalte nicht richtig auslesen, darstellen und ausdrucken.

    Speziell falls man solche Formulare langzeitarchivieren möchte muss man sicherstellen dass diese auch in Zukunft von jedem beliebigen PDF Programm angezeigt und ausgedruckt werden können. Das ist jedoch nur möglich wenn diese in normale PDF Dokumente umwandelt.  Der Adobe Reader ist die einzige Anwendung mit dem man solche Abobe LiveCycle Formulare anzeigen und ausdrucken kann. Die einfachste und kostengünstigste Möglichkeit ist die Konvertierung über einen PDF-Druckvorgang. In diesem Fall verwenden wir unseren eDocPrintPro Druckertreiber um über einen automatisierten Druckprozess daraus “verflachte” und überall lesbare PDF oder PDF/A Dokumente zu erzeugen. Diese können dann über jeden beliebigen PDF Viewer angezeigt und wie ein normales PDF Dokument weiterverarbeitet werden.

    Wir haben auf Basis unserer vorhandenen Tools eine solche C# .NET Anwendung erstellt um diesen Vorgang zu automatisieren und in eigene Anwendungen einbinden zu können.

    ]]>     Fri, 11 Jun 2010 07:43:00 +0200     NEU: X.KEY WebShop UPDATE! http://www.xkey.at/homexkey/news/article/neu-xkey-webshop-update.html Unser WebShop bekam ein Update und ist nun Deutsch/Englisch verfügbar. Weiters ist auch die... Unser WebShop bekam ein Update und ist nun Deutsch/Englisch verfügbar. Weiters ist auch die Berechnung der Umsatzsteuer korrekt geregelt und ermöglicht  nun wirklich weltweit unsere Produkte zu beziehen. Auch Staffelpreise und Lizenvarianten sind integriert.

     

    Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen werden wir die bestehenden Daten NICHT automatisch übernehmen. Wir bitten Sie also Ihren Kundenaccount bei Bedarf neu anzulegen. Vergessen Sie bitte als Unternehmer innerhalb der EU nicht auf die UstID / UID, sonst werden Sie als Privatkunde behandelt und wir müssen die Umsatzsteuer verrechnen. zum WebShop

    ]]>     Mon, 07 Jun 2010 15:28:00 +0200     Meeting soll Archivierung mit PDF/A beschleunigen http://www.xkey.at/homexkey/news/article/meeting-soll-archivierung-mit-pdfa-beschleunigen.html Das PDF/A Competence Center veranstaltet vom 29. September bis 1. Oktober 2010 seine vierte... Das PDF/A Competence Center veranstaltet vom 29. September bis 1. Oktober 2010 seine vierte internationale PDF/A-Konferenz, die diesmal in Rom stattfindet. Sie soll Neueinsteigern und versierten Besuchern Fachvorträge von internationalen Experten, Tracks für unterschiedliche PDF/A-Schwerpunkte und Branchen sowie Workshops zum praktischen Einsatz von PDF/A bieten. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen berichten über ihre Erfahrungen mit PDF/A und eine begleitende Ausstellung präsentiert Produkte für die PDF/A-konforme Konvertierung und Archivierung.

    Das Programmangebot soll die unterschiedlichen Aspekte des PDF/A-Formats in Theorie und Praxis beleuchten. Vorträge, die den Einstieg in das PDF/A-Thema erleichtern, und Präsentationen, die Spezialwissen vermitteln, stehen in den jeweils drei parallel stattfindenden Tracks auf der Agenda. Keynote-Sprecher sind Betsy Fanning, Director of Standards der AIIM, Giovanni Battista Colombo, Vice President of Assografici und President of Gruppo Stampa Digitale, sowie Stephen Levenson, US District Courts und Leiter des ISO PDF/A Committees.

    „Wir haben Sprecher aus vielen Ländern eingeladen und erwarten Teilnehmer aus aller Welt“, so Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender, PDF/A Competence Center. „Das bedeutet ganz besonders vielversprechende Networking-Möglichkeiten an einer attraktiven Location mitten im Zentrum von Rom.“

    ]]>     Mon, 07 Jun 2010 11:26:00 +0200