PDF/A Archivformat

ISO Standard für Langzeitarchivierung

ISO 19005-1 definiert “ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente auf eine Weise darzustellen, so dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion.” (Auszug aus ISO 19005-1). Der Standard definiert nicht eine Archivierungs-Strategie und gibt auch nicht die Ziele der Archivierung vor. Er beschreibt höchstens die Anforderungen an die Form von elektronischen Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie in den nächsten Jahren einwandfrei reproduziert werden können.

 

  • Sichere Langzeitarchivierung: PDF/A garantiert die sichere Reproduktion von Dokumenten über technologisch nicht vorhersehbare Zeiträume.
  • Homogenes Archiv: PDF/A ermöglicht die Synchronisierung von elektronischen und gescannten Dokumenttypen im Archiv und vereinfacht die Komplexität.
  • Internationaler ISO-Standard: ISO 19005 (PDF/A) ist ein weltweiter und veröffentlichter Standard.
  • Konformität ist prüfbar: PDF/A Dokumente sind technisch richtig und Validierer bieten die Möglichkeit der Überprüfung und PDF/A bildet ein solides Fundament für Compliance und Revisionssicherheit.
  • Effiziente und umweltfreundliche Prozesse: PDF/A als elektronisches Pendant zum Papier ermöglicht schnelle und papierlose Prozesse.

 

Eine Übersicht der PDF/A Standards finden Sie in unsererm PDFBlog!

 

Vorteile von PDF/A

Elektronische Dokumente haben unzählbare Vorteile gegenüber traditionellen Archivierungsformaten (z.B. Papier, Mikrofilm). Allein die verbesserte Verfügbarkeit kann die Einführung eines elektronischen Archivs begründen. Einige Vorteile eines PDF/A-Archivs gegenüber einem TIFF- oder einem Papierarchiv sind:

Volltext-Suche

PDF/A speichert Objekte wie Textzeichen und Graphiken. Damit kann der volle Text im ganzen Archiv effizient durchsucht werden. Ein TIFF-Dokument ist ein Rasterbild und muss daher zuerst mittels OCR (Optical Character Recognition) gescannt werden.

Dateigrösse

PDF/A-Dateien benötigen nur einen Bruchteil des Speicherplatzes der Originaldatei- oder einer vergleichbaren TIFF-Datei, ohne an Qualität zu verlieren. Der geringere Speicherplatzbedarf wirkt sich vor allem auch bei der elektronischen Übermittlung (FTP, Anlage zum E-Mail usw.) der Dokumente aus.

Optimierung

PDF/A-Format ist optimierbar. Je nach Verwendungszweck kann die Priorität auf Bildqualität (z.B. Schecks) oder Extraktion von strukturierten Daten (z.B. Buchungsbelege) liegen. TIFF macht hier keine Unterschiede.

Metadaten

Metadaten wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Thema, Schlüsselwörter usw. können als Bestandteil einer PDF/A-Datei gespeichert werden. Anhand der XMP Metadaten können PDF-Dateien automatisch ohne manuelle Intervention klassifiziert werden.

 

Alles über PDF/A finden Sie auch auf den Seiten des PDF/A Comptence Centers