Warum die PDF/A-Initiative?

Archivierungsformate variieren von Land zu Land. Traditionelle Archivierungsmethoden (Papier, Mikrofilm, Mikrofiche) garantieren zwar die Reproduzierbarkeit, entsprechen aber nicht mehr dem neusten Stand der Technik. Grosse Dokumente können nicht rasch um den Globus geschickt werden, und es ist ausserordentlich schwierig, archivierte Dokumente nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen. Um einen ersten Schritt Richtung elektronische Archive zu gehen, haben viele Organisationen TIFF-Archive eingerichtet. Auch TIFF garantiert die Reproduzierbarkeit auf lange Sicht und ist ein etabliertes Format. TIFF kann nun zwar schnell und einfach in weltweit vernetzten Unternehmungen übermittelt werden, die Suche hingegen ist nach wie vor schwierig.

Man begann nun den Blick auf PDF zu richten. Eine Reihe von Gründen machen PDF gegenüber TIFF attraktiver: PDF speichert strukturierte Objekte (wie Texte, Vektorgraphiken, Rasterbilder), welche das effiziente Suchen im ganzen Archiv unterstützten. TIFF hingegen ist ein Rasterformat und muss vorgängig mit einer OCR-Maschine bearbeitet werden, um eine Volltextsuche zu ermöglichen.

PDF Dateien sind kompakter und benötigen oft nur einen Bruchteil des Speicherplatzes einer entsprechenden TIFF-Datei oft auch noch mit besserer Qualität. Die geringere Dateigrösse ist vor allem für den elektronischen Datenaustausch von Vorteil (FTP, Email-Anhänge usw.). Metadaten wie Titel, Autor, Erstellungs- und Modifikationsdatum, Inhalt, Schlagworte usw. können direkt in die PDF-Dokumente eingebettet werden. Dadurch lassen sie sich ohne menschliches Zutun automatisch klassifizieren.

Die Seiteninhalte in einem PDF-Dokument sind in der Regel geräteunabhängig, d.h. von der Rasterauflösung, dem Farbsystem, usw. unabhängig. Die Seiten werden erst bei der Reproduktion auf ein Raster abgebildet (Rendering-Prozess). Damit profitieren PDF-Dokumente vom technologischen Fortschritt der Ausgabegeräte wie Drucker, Bildschirme usw., auch nach Jahren noch.

Die Schöpferin des PDF de facto Standards, Adobe Systems, hat im Laufe der letzten zwölf Jahre sieben neue Versionen ihres PDF Reference Manual publiziert. Jede neue Version hat das Format um zahlreiche neue Eigenschaften angereichert und einige alte verändert. Es war deshalb notwendig, aufbauend auf Adobe’s proprietärer PDF Spezifikation einen stabilen, international akzeptierten Standard für die Langzeit-Archivierung zu schaffen. Das Resultat: PDF/A.