Einsatzmöglichkeiten in den diversen Branchen

Die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten ist eine Aufgabenstellung, die – wenn auch mit jeweils unterschiedlichen Schwerpunkten – in vielen Bereichen auf der Tagesordnung ganz oben steht. Nachfolgend werden einige Branchen und deren Anforderungen exemplarisch skizziert. Die Liste ist nicht vollständig, bietet aber sicher Anregungen für die eigene Branche, und wie der Einsatz von PDF/A für die Langzeitarchivierung dort sinnvoll und nutzbringend sein könnte.

Banken und Versicherungen
Für Kredit- oder Versicherungsakten gilt nicht selten eine Lebensdauer von fünfzig oder mehr Jahren. Die elektronische Archivierung auf Basis des PDF/A-Standards zieht hier zunehmend Aufmerksamkeit auf sich – nicht nur für neu angelegte Akten, sondern auch für vorhandene Aktenbestände. Hier bringt zudem die Formatvereinheitlichung hin zu PDF/A einen wertvollen Zusatznutzen.

In den Bereichen Posteingang und Akten-Digitalisierung ist PDF/A fast schon Standard, weil die Vorteile gegenüber Alt-Formaten wie TIFF oder JPEG überzeugend sind. Auch wenn eine Migration ansteht, sollte ein gleichzeitige Konvertierung nach PDF/A geprüft werden.

Industrie
Hier ist insbesondere der Engineering-Bereich im weitesten Sinne ein Kandidat für die Langzeitarchivierung. Wenn es um Konstruktionsunterlagen von z.B. Brücken, Flugzeugen oder Maschinen geht, ist teilweise per Gesetz eine Aufbewahrungspflicht von 99 Jahren vorgeschrieben. Dabei ist zu beachten, dass durchaus das Aufbewahren mehrerer Versionen sinnvoll sein kann.

Verlage
Für die Druckvorstufe und den Produktionsprozess hat sich PDF/X als Austauschformat in den vergangenen Jahren etabliert. Eine PDF/X-Datei kann gleichzeitig auch als PDF/A-Datei abgespeichert werden. Hieraus ergibt sich eine sinnvolle Kombination, wenn Publikationen nach der Produktion im Langzeitarchiv aufbewahrt werden sollen.

Öffentliche Verwaltung und Behörden
Der Einsatz von PDF/A hängt hier stark von der Art der jeweiligen Behörde ab. PDF/A kann auch im Behördenbereich sinnvoll eingesetzt werden, wenn digitales oder digitalisiertes Schriftgut aufbewahrt werden muss. Typische Beispiele sind Anträge, Bauakten oder Bescheide.

Archive und Bibliotheken
Langzeitarchivierung heißt bei Archiven und Bibliotheken eigentlich “für immer”! Das erfordert auch Maßnahmen auf der Hardware-Seite, aber im Bereich der Software und Formate kann PDF/A bei vielen Aufgabenstellungen helfen. Archive sind typischerweise in einer Empfänger-Position von Dokumenten. Aus dieser Sicht heraus wäre es optimal, wenn die angelieferten Materialien schon als PDF/A an das Archiv abgegeben werden. Das kann über organisatorische Empfehlungen und Kommunikation erreicht werden. Wenn im Archiv digitalisiert wird, bieten sich PDF/A Lösungen für den Scan-Bereich an. Wenn digitale Dokumente empfangen werden, gibt es Werkzeuge zur Konvertierung nach PDF/A. Es kann hier archivarisch gewollt sein, sowohl das Original (z.B. Microsoft Word) als auch die PDF/A Version dieses Dokuments zu archivieren.

Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen beträgt die typische Aufbewahrungsfrist 30 Jahre. Neben klassischen Dokumenten sind oft auch andere Objekte wie Röntgenbilder, etc. lange aufzubewahren. Aus Gründen der Rechtssicherheit spielt die elektronische Signatur eine wichtige Rolle. Im Bereich der Digitalisierung von Patientenakten bietet sich Scannen nach PDF/A, wobei PDF/A Farb-Scanning und Volltextfähigkeit als Hauptvorteile bietet. Notwendige Signaturen können im modernen PDF/A Format als eingebettete Signaturen realisiert werden.