Im Zuge der Erweiterung der Kooperationen im Bereich der elektronischen Signatur hat die X.KEY GmbH eine Partnerschaft mit dem Spezialisten für PDF-basierte Geschäftsprozesse und Signatur, intarsys consulting GmbH vereinbart. Der Fokus liegt auf der Einbindung der elektronischen Signatur in PDF und PDF/A Dokumente.
Elektronische Signatur – wo stehen wir heute?
PDF/A Dokumente bilden in Verbindung mit elektronischen Signaturen die Basis für die Fähigkeit zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente.
Schon vor längerer Zeit hat die ADV die eSIA elektronische Signatur Initiative – ADV gegründet, um eine praxisgerechte Einführung der elektronischen Signatur in Österreich zu unterstützen. Um dieses Ziel zu erreichen, finden immer wieder Gespräche mit Vertretern der mit der Einführung und Anwendung der elektronischen Signatur und Bürgerkarte befassten Organisationen und Firmen statt, wie z. B. Bundeskanzleramt, Finanzministerium, RTR, A-SIT, Wirtschaftskammer Österreich, Microsoft u. a..
In zahlreichen Veranstaltungen hat die ADV bereits über den sinnvollen und praxisgerechten Einsatz der elektronischen Signatur informiert und einen Erfahrungsaustausch zwischen den Anwendern und Produktverantwortlichen bzw Dienstleistern in diesem Bereich organisiert.
Mehr zur ADV Tagung (Inhalt, Programm, Anmeldung) bei X.KEY:
http://www.xkey.at/de/presse/veranstaltungen.html
Presseinfo: http://pressetext.at/news/090428041/elektronische-signatur-wo-stehen-wir-heute/
Mehr zu PDF/A (www.pdfa.at)
Der FILEsigner ist ein plattformunabhängiges Softwareprodukt und setzt auf der bewährten Basistechnologie von it20one auf und wird je nach Betriebssystem als Dienst, Daemon oder auf Kommandozeile ausgeführt.
Der FILEsigner überwacht ein „in“ Verzeichnis und signiert die ankommenden Dokumente. Danach werden die signierten Dokumente im „out“ Verzeichnis (Webstore) bereitgestellt. Optional dazu kann auch eine Importdatei für das Archivsystem erzeugt werden.
Das Rechnungsdokument entspricht den Bestimmungen des österreichischen Umsatzsteuergesetzes in der derzeit gültigen Fassung und der 583. Verordnung für den Versand von elektronischen Rechnungen vom 23.12.2003.
Produktinformation: http://www.xkey.at/de/produkte-fuer-pdf-pdfa-und-digitale-signatur/filesigner.html
Er überprüft Ihre ausgehenden e-mails, analysiert anhand der Absender E-Mail Adresse ob das e-mail selbst, oder PDF-/XML-Attachments mit Ihrer digitalen Signatur versehen werden sollen und sendet signierte e-mails bzw. e-mails mit signierten PDF-/XML-Attachments an Ihren Mailserver weiter.
Mehr: http://www.xkey.at/de/produkte-fuer-pdf-pdfa-und-digitale-signatur/proxysigner.html
Bei der Mehrwertsteuer kommen Vereinfachungen auf Unternehmer in der Europäischen Union zu. Künftig sollen Rechnungen auf Papier und in elektronischer Form gleich behandelt werden, schlägt die EU-Kommission vor. Die digitale Signatur, mit der elektronische Rechnungen zur Zeit versehen werden müssen, soll wegfallen.
Dies sollte die Unklarheiten bei der Rechnungslegung beseitigen und die digitalen Prozesse dabei vereinfachen und für die Unternehmen umsetzbar machen. Wir dürfen aber nicht vergessen, dass die digitale Signatur nicht für die Rechnungslegung erfunden wurde, sondern viel wichtigere und notwendigere Aspekte beinhaltet.
Grundsätzlich soll die elektronische Signatur der Authentifizierung des Unterzeichners dienen. In den meisten Fällen ist es aber nicht ausreichend, dass nur der vermeintliche Urheber einer Nachricht ermittelt werden kann. Neben der Authentizität muss auch die Integrität und Nichtabstreitbarkeit einer Willenserklärung sicher gestellt werden, damit durch die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen keine zusätzlichen Risiken entstehen.
Im elektronischen Geschäftsverkehr muss Sicherheit sein
Elektronische Netze und Kommunikationswege ermöglichen es, Informationen über weite Strecken in kurzer Zeit auszutauschen. Dies umfasst auch rechtlich relevante Dokumente, wie z.B. Angebote, Bestellungen oder Rechnungen im E-Business oder Anträge und Bescheide im E-Government.
Dabei werden an die übertragenen Informationen zwei wesentliche Anforderungen gestellt: Erstens muss der Empfänger der Daten zweifelsfrei feststellen können, wer der Absender ist (Authentizität und Nichtabstreitbarkeit) und zweitens muss ausgeschlossen werden, dass die Daten durch die Beteiligten, oder durch Dritte unbemerkt manipuliert oder verfälscht werden können (Integrität).
Beide Anforderungen können durch den Einsatz der elektronischen Signatur erfüllt werden: Mit Hilfe von kryptographischen Verfahren macht die elektronische Signatur jede Manipulation oder Verfälschung an den Originaldaten für den Empfänger sofort erkennbar. Durch eine sichere Zuordnung der eingesetzten kryptographischen Schlüssel zum Kommunikationspartner lässt sich außerdem der Urheber einer signierten Nachricht zweifelsfrei feststellen. Weiterhin können elektronische Signaturen auch eingesetzt werden, um einen Zeitpunkt festzuhalten, zu dem die Daten in einer bestimmten Form vorgelegen haben (Zeitstempel). Diese Funktionen sind vor allem wichtig, wenn die elektronisch getätigten Transaktionen rechtlich verbindlich und damit beweisbar sein sollen. Für sichere Rechtsgeschäfte im Internet sind elektronische Signaturen also unverzichtbar. Für bestimmte Handlungen im elektronischen Rechtsverkehr können Formerfordernisse den Einsatz elektronischer Signaturen sogar verbindlich vorschreiben.
Elektronische Signaturen schützen nicht davor, dass Unbefugte Einblick in Daten erhalten. Bei vertraulichen Daten ist deshalb zusätzlich zur elektronischen Signatur eine Verschlüsselung erforderlich.
Kostensenkung durch elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen
Durch die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen lassen sich Kosten senken sowie Fehlerquoten und Prozesslaufzeiten reduzieren. Dazu werden im Wesentlichen papiergebundene Schriftstücke zunehmend digitalisiert oder durch elektronische Dokumente ersetzt und Prozesse automatisiert. Da bei vielen konventionellen Abläufen – insbesondere auf Grund gesetzlicher Schriftformerfordernisse oder zur beweiskräftigen Dokumentation von Willenserklärungen – eigenhändige Unterschriften eingesetzt werden, muss diese auch bei elektronischen Prozessen adäquat abgebildet werden können. Daher kommt der elektronischen Signatur bei der digitalen Abwicklung von Geschäftsprozessen eine besondere Bedeutung zu.
PDF ist heute ein weltweit anerkannter und weit verbreiteter Standard zum Austausch als auch zur Ablage und Archivierung elektronischer Dokumente.
Dieses von Adobe entwickelte Format ist ideal geeignet um Dokumente oder technische Zeichnungen per E-Mail zu versenden. Der einfachste Weg ist die Erzeugung der PDF Dokumente über einen Druckvorgang mit Hilfe eines PDF Druckertreibers.
Mit eDocPrintPro ermöglichen wir Ihnen PDF Dokumente aus jeder Applikation auf jedem Arbeitsplatz zu erzeugen. Und das ohne weitere Lizenzkosten. D.h. Sie können den Druckertreiber auf allen Ihren Arbeitsplätzen frei einsetzten, installieren als auch frei an andere Benutzer weitergeben. Optional mit Aufpreis gibt es eine Programmierschnittstelle (API) zur Verwendung von eDocPrintPro aus und mit eigenen Programmen.
Mit eDocPrintPro ist jetzt auch ein PlugIn verfügbar das es ermöglicht die über den Druckertreiber erzeugten PDF (PDF/A) Dokumente in einem Vorgang sofort zu signieren.
Der PlugIn baut auf OPENLiMiT CC Sign auf und setzt diesen voraus.
Zusätzlich mit dem PlugIn wird auch einem Commandline Anwendung installiert mit der Einzel PDF Dateien über OPENLiMiT CC Sign signiert werden können.
Da die OPENLiMiT Software beim Signaturvorgang die PDF/A Konformität beibehält kann dieser Signatur PlugIn auch zusammen mit dem eDocPrintPro PDF/A verwendet werden um signierte und gleichzeitig PDF/A konforme Dokumente zu erzeugen.
eDocPrintPro customized?
Wir bieten Ihnen jetzt auch die Möglichkeit sich Ihren eigenen und individuellen Druckertreiber von uns erstellen zu lassen und diesen als “Ihr” Produkt an Ihre Kunden und Partner weiterzugeben.
Basierend auf unserem tausendemale im Einsatz befindlichen bewährten und professionellen eDocPrintPro Druckertreiber erhalten Sie von uns eine nach Ihren Wünschen individualisierte Version die Sie damit auch beliebig und ohne Restriktionen weitergeben und einsetzen können.
Mehr Information auf www.pdfprinter.at
Viele Dokumente sind jedoch noch immer in Papierform vorhanden bzw. kommen über die Eingangspost in das Unternehmen. Auch diese Dokumente müssen einer elektronischen Verarbeitung und Archivierung zugänglich gemacht werden. Diese Dokumente werden über angeschlossene Scanner oder Multifunktionsgeräte erfaßt, nachbearbeitet und beschlagwortet. Auch dafür ist das PDF bzw. besser noch das PDF/A Dokumentenformat ideal geeignet.
May Computer hat einige Softwareprodukte entwickelt um die Erfassung, Verarbeitung und Konvertierung papiergebundener Dokumente als PDF bzw. PDF/A möglichst einfach und effizient zu gestalten.
Mehr Information finden Sie auf: http://www.scan2pdf.at/
Abgrenzung zur digitalen Signatur
Oftmals werden die Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt. Der Begriff „digitale Signatur“ bezeichnet eine Klasse von kryptografischen (d. h. mathematischen) Verfahren, während „elektronische Signatur“ ein rein rechtlicher Begriff ist.
Der Terminus „elektronische Signatur“ wurde zuerst von der Europäischen Kommission in einem überarbeiteten Entwurf der EU-Richtlinie 1999/93/EG verwendet, um die rechtlichen Regelungen nicht an eine bestimmte Technologie zu koppeln; in einem früheren Entwurf war noch der Begriff „digitale Signatur“ verwendet worden. Die Richtlinie und die darauf basierenden nationalen Signaturgesetze der Mitgliedsstaaten fassen den Begriff bewusst sehr weit: „‚Elektronische Signaturen‘ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die der Authentifizierung dienen.“ Diese Definition umfasst neben digitalen Signaturen auch andere, nicht auf kryptographischen Methoden oder auf digitalen Zertifikaten basierende Verfahren.
Senken Sie Ihre Kosten deutlich mit der vollelektronischen, steuerrechtskonformen Rechnungslegung!
Die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen an den rein elektronischen Rechnungsprozess sind in den meisten europäischen Ländern definiert. Papierrechnungen mit hohen Prozesskosten beim Rechnungssteller und beim Rechnungsempfänger sind nicht mehr notwendig. Die elektronische Signatur – qualifiziert oder fortgeschritten – ermöglicht den rein elektronischen, steuerrechtskonformen Rechnungsprozess von der Rechnungserstellung bis zur Rechnungsprüfung ohne Medienbruch.
Unabhängig vom Volumen bieten die e-Invoicing-Lösungen von OPENLiMiT eine einfache Integration in bestehende Anwendungen und eine rasche Umsetzung des papierlosen Rechnungsprozesses.
Rechnungsersteller:
Rechnungsempfänger:
Mehr Information zu den Produkten gibt es auf: www.signaturclient.at oder www.signaturserver.at
iPaper ermöglicht, per Druckvorgang aus beliebigen Anwendungen heraus PDF Dokumente zu erzeugen, ein ausgewähltes Briefpapier oder Vorlagendokument zu hinterlegen und z.B. direkt in eine E-Mail Nachricht einzufügen. Als Ergebnis erhält der E-Mail Empfänger ein PDF Dokument, das vom Aussehen, Layout und Farbigkeit am Bildschirm sowie beim Ausdruck exakt dem Dokument entspricht, welches er normalerweise per Post erhält.
Im heutigen Geschäftsablauf müssen immer öfter Dokumente elektronisch erstellt, archiviert und per E-Mail verschickt werden. PDF ist ein von Adobe entwickeltes und weltweit akzeptiertes Dokumentenformat, das sich für diesen Zweck ideal eignet. Der einfachste Weg PDF Dokumente zu erstellen, ist der Ausdruck über einen PDF Druckertreiber. Dabei kann ein PDF-Dokument aus jeder beliebigen Anwendung über einen normalen Druckvorgang erzeugt werden. Jedes Unternehmen verwendet im normalen papiergebundenen Geschäftsablauf sein Briefpapier bzw. eine mehr oder minder große Zahl unterschiedlicher Formulare für seine Korrespondenz, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. Im Normalfall verfügen die verwendeten Drucksorten über ein einheitlich gestaltetes Layout und Aussehen entsprechend dem äußeren Erscheinungsbild des Unternehmens (CI – Corporate Identity). Für elektronisch erstellte und zu verschickende Dokumente bedeutet das, dass alle verwendeten Drucksorten in den entsprechenden Anwendungen nachgebildet werden müssten, um per Druckvorgang PDF Dokumente im gewünschten Layout zu erzeugen und diese per E-Mail zu versenden. Dies ist jedoch sowohl ein erheblicher Aufwand, als auch mit vielen Applikationen nahezu unmöglich, da die entsprechenden Funktionen fehlen.
iPaper beinhaltet jetzt auch die Möglichkeit die erstellten Dokumente über die OPENLiMiT Signaturfunktionen automatisch zu signieren.
Die Voraussetzung ist die Installation des OPENLiMiT CC Sign – sobald dieser auf dem Rechner installiert ist erkennt iPaper dies und aktiviert die Signatur Option womit bei der Formulardefinition angegeben werden kann ob das erstellte Dokument auch automatisch signiert werden soll.