Der einfachste Weg ist die Erzeugung der PDF und PDF/A Dokumente aus der Originalanwendung über einen Druckvorgang mit Hilfe eines PDF (PDF/A) Druckertreibers.

Unser eDocPrintPro Druckertreiber kann frei eingesetzt und weitergegeben werden, ist professionell aufgebaut, kann über eine API in eigene Anwendungen integriert werden, ist als 32 und 64bit Version verfügbar, läuft sowohl unter MS-Terminalserver als auch unter CITRIX, kann durch Plugin´s erweitert werden und verfügt über eine Vielzahl an Optionen, Funktionen und möglicher Ausgabeformate (PDF, PDF/A, TIF…). Der PDF/A Druckertreiber ist kostenpflichtig.

eDocPrintPro PDF/A ist als einer der ersten PDF Druckertreiber auch in der Lage PDF/A kompatible Dokumente zu erzeugen und dies mittels Druckvorgang über einen Druckertreiber auf jedem Arbeitsplatz und aus jeder Anwendung.

EasyMerge wurde geschaffen um auf einfachste Art und Weise aus PDF Einzel Dokumenten eine einzige Gesamt PDF Datei zu „mergen“. Die Einzeldateien können entweder über den  Druckvorgang des eDocPrintPro Druckertreibers direkt in die EasyMerge Anwendung übernommen werden bzw. per Drag and Drop oder über den Dateidialog in die Dokumentenliste eingefügt werden.

Mehr Information auf www.pdfa.at

PDF/A wurde als ISOStandard für die Langzeitarchivierung von Dokumenten festgelegt und wird in Zukunft für alle Unternehmen und Organisationen grosse Bedeutung erlangen. Der Trend wird dahingehen alle Dokumente die über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen in diesem Format abzulegen.

Eine Möglichkeit, um digitale Texte und Bilder langfristig zu archivieren, ist die Verwendung darauf spezialisierter Dateiformate. Ein Beispiel ist „PDF/A“. Es basiert auf dem Dateiformat PDF, das von dem Unternehmen Adobe Systems entwickelt wurde und mittlerweile weit verbreitet ist. PDF/A-Dateien enthalten alle Informationen, die für das Anzeigen auf dem Bildschirm erforderlich sind, etwa alle verwendeten Schriften. Die Abhängigkeit von speziellen Programmversionen wird damit aufgehoben.  Das PDF/A-Format soll die Darstellung der Dokumente über zehn bis dreißig Jahre hinweg gewährleisten.

www.pdfa.at

Die aktuelle 64bit Version 3.15.2 des eDocPrintPro PDF bzw. PDF/A Druckertreibers  wurde erfolgreich unter dem 64bit Betriebssystem MS-Windows 2008 Server getestet. Die Version funktioniert auch im Terminalservermodus jodoch muss der Treiber für die Nutzung in einer Terminalserver-Session richtig installiert werden.

1. “change user /install”
2.  Setup ausführen
3. “change user /execute”

Die Benutzerrechte im Windows Temp Ordner (normalerweise %WINDIR%\Temp) dürfen nicht eingeschränkt sein.

Download – eDocPrintPro 64bit >>>
Download – eDocPrintPro PDF/A 64bit >>>

eDocPrintPro im WEB www.pdfprinter.at

Einführung in PDF/A
PDF/A (ISO 19005) ist der Standard für die Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten. Das PDF/A Competence Center bietet in Wien ein Informationsseminar zum Thema PDF/A an.

Mehr Information finden Sie bei X.KEY oder auf www.pdfa.at

Wir haben für ein Projekt einen eDocPrintPro Plugin entwickelt der es ermöglicht Metadaten bei der Druckausgabe über eine Profilmaske abzufragen. Die über diese Maske erfaßten Informationen werden in Form einer XML Datei gespeichert und in das erzeugte PDF Dokument als Attachment mit eingebettet. Die im PDF eingebettete XML Datei bekommt den gleichen Namen wie das erzeugte PDF. Nach Abschluss dieses Vorgangs wird eine zusätzliche “Triggerdatei” (*.sem) erzeugt um den nächsten nachgelagerten Verarbeitungsschritt anzustoßen.

In dem Projekt geht es darum Patientenbefunde dezentral zu erfassen an einen zentralen Server zu übertragen. Die einfachste “Schnittstelle” die unabhängig von den verwendeten Anwendungen am Client funktioniert ist ein Druckvorgang der eine PDF Datei erzeugt. Die Metadaten zu den Befunden werden über die Maske abgefragt in das PDF eingebettet, danach wird die PDF Datei an den Server übertragen. Die XML Metadaten werden aus dem PDF extrahiert und für die weitere Archivierung und Verarbeitung verwendet.

Funktionen:

• eDocPrintPro Plugin zur Erfassung von Dokumenten-Metadaten
• Konfigurationsmöglichkeit der Klassifikation sowie der StandortID
• Erzeugen eines PDF Dokuments über einen Druckvorgang
• Abfrage der Metadaten über Profilmaske (Name, Geb. Datum,  Klassifikation, Beschreibung)
• Erstellen einer XML Datei mit den Metadaten
• Einbetten der XML Datei als Attachment in das PDF Dokument
• Erzeugen einer Triggerdatei, Übertragen an einen Server, Extrahieren der XML-Metadaten, Archivieren des PDF am Server auf Basis der extrahierten Metadaten.

Dieses Plugin  ist ein gutes Beispiel dafür welche Möglichkeiten der Automatisierung und des Workflows durch die Entwicklung und die Verwendung von individuell angepaßten eDocPrintPro Plugin´s gegeben sind.

Testseite mit XML Attachment >>>
XML Datei mit Metadaten >>>
Download – eDocPrintPro Plugin Ask for Metadata >>>

Verbesserungen wurden in der Version 3.14.0 speziell im Bereich der Einbettung von Fonts vorgenommen. Es ist jetzt auch möglich besonders kleine PDF Dokumente zu erzeugen in dem man z.b. die 14 Standard Fonts nicht einbettet bzw. gar keine Fonts in das PDF Dokumente einbettet. Damit können besonders kompakte PDF Dateien erzeugt werden. Dabei muss jedoch davon ausgegangen werden dass die Fonts auf dem Zielrechner bereits vorhanden sind. Solche Optionen sollten jedoch nur erfahrene User verwenden, da bei falschen Einstellung die Gefahr besteht dass das PDF Dokument am Zielrechner nicht richtig angezeigt oder ausgedruckt werden kann. Wer jedoch die Standardeinstellungen verwendet kann davon ausgehen dass die PDF´s zwar ein bischen größer sind – am Zielsystem jedoch sicher angezeigt und ausgedruckt werden können.

Die PDF/A  Versionen wurden hinsichtlich der PDF/A Konformität optimiert und verbessert und auf den aktuellen Stand unserer pdfNET – PDF/A Konverterkomponente gebracht.

Download – eDocPrintPro 32bit >>>
Download – eDocPrintPro PDF/A 32bit >>>

Download – eDocPrintPro 64bit >>>
Download – eDocPrintPro PDF/A 64bit >>>

Anwender, die sich dafür entscheiden, haben die Garantie, dass die Dokumente langfristig lesbar erhalten bleiben. Sie entsprechen somit gesetzlichen Anforderungen und haben gleichzeitig die Sicherheit, dass digital abgelegte Informationen über Jahrzehnte hinweg verfügbar bleiben. Entsprechend wechseln immer mehr zu dem 2005 veröffentlichten Format, um damit maximale Sicherheit zu erhalten.

In seiner Umfrage über die aktuelle Lage von PDF/A stellte das PDF/A Competence Center jetzt fest, dass aktuell 95 Prozent der Befragten IT-Entscheider das PDF/A-Format kennen, 16 Prozent es aktiv nutzen und 75 Prozent kurz- bis langfristig die Einführung von PDF/A planen.

Die Umfrage gibt außerdem Aufschluss über die aktuellen und künftigen Einsatzgebiete von PDF/A. Sie werden vorrangig in der Digitalisierung von Dokumenten sowie der Konvertierung digitaler Originaldokumente und existierender PDF-Dateien gesehen. Gegenüber der Umfrage aus 2007 sticht eine merkliche Zunahme im Bereich der E-Mail-Archivierung heraus. Sie ist auf die zunehmenden E-Mail-Archivierungsprojekte zurückzuführen, die derzeit aufgrund gesetzlicher Regulierungen durchgeführt werden.

Eine Archivierung im Originalformat kann nicht die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige Verfügbarkeit von revisionspflichtigen Dokumenten erfüllen. Bei einer Archivierung im Originalformat ist die gesicherte Lesbarkeit der Dokumente im Rahmen der rasanten Weiterentwicklung der IT nach wenigen Jahren nicht mehr gegeben. Nur unter hohem Kostenaufwand können Inhalte dann noch zugänglich gemacht werden. Eine entsprechende gesetzeskonforme Strategie ist deshalb für jedes Unternehmen unumgänglich.